Was ist Onboarding?
Norddeutsch könnte man das Wort wohl mit „an Bord willkommen heißen“ übersetzen. Ziel des Onboardings ist die Bereitstellung von Ressourcen, Wissen und Strukturen für neue Mitarbeitende. So soll einerseits eine schnelle Einarbeitung ermöglicht werden, gleichzeitig aber auch das Zugehörigkeitsgefühl gestärkt werden. Wer von Anfang an ernst genommen und professionell integriert wird, fühlt sich willkommen und kommt gut an.
Vorteile eines Onboardings
Ein Onboarding kann auf vielen Ebenen sinnvoll sein. Offensichtlich sind die wirtschaftlichen Effekte: Wer effektiv und ausführlich eingearbeitet wird, kann seinen Aufgaben schnell gerecht werden. Außerdem können eventuell kostspielige Fehler vermieden werden. Aber auch auf persönlicher Ebene ist die Wirkung groß! Ein Willkommensgefühl zu vermitteln, steigert die Motivation und Identifikation mit dem Unternehmen enorm.
(Kein) Onboarding als Kündigungsgrund
Nach einer Studie der Haufe Gruppe erlebten 30% der befragten Unternehmen Kündigungen noch vor dem ersten Arbeitstag. Das hängt vor allem damit zusammen, dass das Onboarding nicht vorhanden war, beziehungsweise nicht an die besonderen Umstände im Zusammenhang mit Corona angepasst wurde.
Ablauf eines Onboardings
Die Vorbereitung
Ein „Moin Moin“ am ersten Arbeitstag ist kein Onboarding. Direkt nach Vertragsunterzeichnung sollte die Personalabteilung anfangen, sich um ihren neuen Mitarbeitenden zu kümmern. Das fängt an mit der Benennung einer Ansprechperson, idealerweise jemand aus dem künftigen Team. Auch eine Begrüßungsmail macht einen guten Eindruck.
Aber auch der Arbeitsplatz selbst muss vorbereitet werden: Hardware bereitstellen, Anschlüsse verlegen, Büromaterial vorbereiten. Außerdem müssen die Zugänge wie die Mail-Adresse und Intranet-Zugang beantragt werden. Wer eine 1+ im Onboarding erhalten möchte richtet den PC inklusive aller Zugänge und Lesezeichen im Browser ein.
Nicht zu vergessen sind die notwendigen Onboarding-Dokumente. Einige werden benötigt, um wichtige Informationen von einem neuen Mitarbeitenden zu sammeln. Andere dienen dazu, neue Mitarbeitende ordnungsgemäß über bestimmte Verfahren zu informieren. Die wichtigsten Onboarding-Dokumente lassen sich in verschiedene Gruppen unterteilen.
- Dokumente für die Ersteinstellung: Arbeitsvertrag
- Formulare für die Anspruchsberechtigung des Mitarbeitenden
- Sozialversicherungsausweis, Lohnsteuerkarte, Steuer-ID, Krankenkasse, Bankverbindung
- Allgemeine Geschäftsdokumente
Auch wenn der Papierkram nicht sonderlich aufregend ist, ist es doch besser, diese Schritte frühzeitig zu erledigen und eine gute Grundlage für den neuen Mitarbeitenden zu schaffen.
Der erste Arbeitstag
Nichts ist schlimmer, als wenn der neue Mitarbeitende ankommt und niemand etwas von ihm weiß. Jeder aus dem Team sollte informiert sein, damit ein guter erster Eindruck entsteht. Ein kleines Willkommenspaket kann die Unternehmensbindung sofort steigern. Neben wichtigen Dingen, wie Schlüssel und Unterlagen, sollten auch ein paar Aufmerksamkeiten wie ein Kugelschreiber, etwas Schokolade oder ein kleiner Blumenstrauß dazugehören. Wichtig ist auch eine Führung durch die Räumlichkeiten inklusive Vorstellung der Mitarbeitenden.
Wenn die Mitarbeitenden auf der Website präsentiert werden, sollte auch der Zuwachs einen Platz dort bekommen.
Das erste halbe Jahr
Kenntnisse in den genutzten Softwareprogrammen und internen Prozessen können nicht über Nacht gewonnen werden. Zeit und Weiterbildung sind der Schlüssel, außerdem sollten sich neue Mitarbeitende nie alleingelassen fühlen. Regelmäßige Gespräche und die ein oder andere Teamveranstaltung sorgen dafür, dass die Einstellung zum langfristigen Erfolg wird!
Onboarding Checkliste
Hier ist eine Checkliste mit den Punkten, die Sie dabei unterstützen, den Arbeitsplatz Ihres neuen Mitarbeitenden perfekt einzurichten und ihn mit dem Team und der Arbeitsweise im Unternehmen vertraut zu machen. Dabei ist es wichtig dem neuen Mitarbeitenden das Gefühl zu geben, er oder sie sei etwas Besonderes für das Unternehmen.
Der Arbeitsplatz
- PC angefordert und korrekt angeschlossen (inkl. Maus, Mauspad, Tastatur)
- PC eingerichtet, notwendige Programme installiert
- Büromaterial (Locher, Tacker, Kugelschreiber, Notizblock, Kalender)
- Telefon eingerichtet
Das Team
- Kolleg:innen sind informiert
- Jemand ist für den Neuzugang verantwortlich und als Ansprechpartner:in benannt
- Townhall-Meeting für ersten Arbeitstag angesetzt bzw. Besuche angekündigt (z. B. ein gemeinsames Mittagessen)
Zugänge
- Schlüssel und Zugangskarten
- Eigene E-Mail-Adresse mit Signatur
- Firmenkonten
- Drucker und weitere Bürogeräte
- Passwörter sind eingespeichert und/oder in einer Liste aufbereitet
Wertschätzende Gesten
- Türschild
- Platzierung auf der Website
- Vorstellung auf Social Media/im Blog
- Willkommenspaket: Kalender, Kugelschreiber, Visitenkarten und weitere Firmenaccessoires
Einarbeitung
- Vorstellung des Produktportfolios
- Erklärung von formalen Abläufen: Arbeitszeiterfassung, Urlaubsbeantragung, Überstunden usw.
- Definition von Aufgaben und Verantwortlichkeiten
- Einweisung in relevante Programme und Prozesse
- Vorstellung der internen und externen Mitarbeitenden, Kunden
- Zielgespräch für die ersten 3 Monate
Es ist empfehlenswert, Veranstaltungen zu organisieren, an denen der neue Mitarbeitende teilnehmen und Kolleg:innen kennen lernen kann.
Feedback
- Gespräch über erste Eindrücke am Ende der ersten Woche
- In den ersten Wochen vermehrt Austauschtermine mit Kolleg:innen
- Regelmäßige Gespräche mit direktem Vorgesetzten
Wir hoffen, dass unsere Tipps Ihnen helfen das perfekte Onboarding für ihren neuen Mitarbeitenden durchzuführen!
Quellen:
https://karrierebibel.de/wp-content/uploads/2017/07/Einarbeitung-neuer-Mitarbeiter-Checkliste.pdf
https://blog.recruitee.com/de/onboarding-checkliste/
https://www.kofa.de/fileadmin/Dateiliste/Publikationen/Checklisten/Onboarding.pdf
https://www.karriere.at/blog/wp-content/uploads/2020/06/Onboarding_checklist.pdf
